Nimas

Tomps : Smart Feature, Smart Project Management System

Halo para pekerja kera

Kali ini, aku mau kenalin salah satu aplikasi manajemen proyek yang menurutku menakjubkan. Kenapa? Karena kayak kita menemukan berlian di dasar laut yang dalam dan gelap (hahahaha). Udah tau belum. Sabar yak, aku mau curhat dulu, nih, soal beban kerjaku dulu sebelum resgin. Pastikan untuk selalu baca sampai selesai yaa :D

Teman-teman, tau kan kalau salah satu tempat pemicu stress adalah tempat kerja? Fix, no debate! Kalau kamu, apa sih yang buat tempat kerja jadi pemicu stress? Kalau aku (dulu), karena tuntutan dari atasan yang kadang nggak dibarengi dengan manual, dinotif director di luar jam kerja bahkan di saat hari libur nasional, lingkungan kerja yang kurang sehat dan kadang masalah pribadi yang susah buat diabaikan.

Dari 1 - 10, tingkat stressku selama kerja nilainya 8. Hahahaha ini fakta ya, kalau nggak ada kontrak kerja mungkin aku udah resign di sebulan pertama kerja. Bertahan 2 tahun di sana, udah hebat banget buatku. Bahkan, aku pernah nangis cuma karena izin cutiku diberikan dengan terpaksa. Btw, aku akhirnya resign karena hamil (alhamdulillah) dan itu pun harus bayar pinalti 10 juta karena kontrak belum selesai :D

Salah satu hal yang menurutku membebani saat itu adalah perangkat kerja yang kurang support. Masih menggunakan manual sebagai pilihan. Padahal, kita (di sana) udah beberapa kali kena masalah yang sama. Kasus kayak data yang nggak akurat atau bahkan sama sekali nggak ada di data yang bisa kita laporkan adalah hal biasa. Sedangkan hal seperti ini harus kita lakukan secara berkala.



Sekarang aku semakin sadar, sih. Kalau banyak hal yang bisa kita ubah ke digital dan ini sangat meringankan para pekerja. Kebayang nggak sih, kita harus nyari data 3 tahun yang lalu? (aku pernah ngalamin ini hahahaha). Ini buang waktu dan menyulut amarah.

Saking aku jengkelnya, aku pernah nawarin directorku untuk dibuatkan aplikasi khusus buat kita. Awalnya aku pikir bisa lobi suami, kan, mengingat dia adalah seorang programmer kesayanganku hahaha. Tapi ternyata gayung tak bersambut, saran itu ditolak mentah-mentah dengan alasan “halah itu mahal, nanti malah merepotkan kalian kalau kerja kalian nggak bener”. Ku tak bisa berkata-kata lagi.

Aku yakin, diluar sana banyak yang punya pengalaman kayak aku atau bahkan masih mengalaminya. Padahal, kalau dipikir-pikir penggunaan aplikasi ini sangat memudahkan semua pihak, baik pemilik maupun pelaksana. Semua bisa akses data dengan transparan dan mudah. Nggak perlu pakai print out berlebihan, berjam-jam bolak-balik kertas nyari data yang entah dimana berada.

Setuju nggak, sih, kalau sekarang ini kita dituntut melakukan sesuatu dengan serba cepat dan efisien? Tapi kalau lingkungan kerja kayak tadi? Rasanya nilai produktivitas, efisiensi dan efektivitas cuma jadi isapan jempol belaka? Toh kita hanya berkutat pada kebiasaan lama, kan?

Saat ini, berbagai sektor usaha seharusnya sudah mempertimbangkan penggunaan perangkat yang memang bisa mengimbangi profit perusahaan. Jadi, nggak cuma untung tapi juga menyehatkan para pekerja secara lahir dan batin :’)

Buat teman-teman yang kebetulan kerja di bidang konstruksi dan lagi mengembangkan sebuah proyek, kebetulan aku ada salah satu aplikasi yang bisa dipakai nih. Harga? Tenang aja, ada banyak pilihan paket yang bisa dimanfaatkan dan bisa digunakan untuk beberapa jenis proyek seperti sektor maritim dan layanan logistik, layanan pemerintah daerah, properti dan layanan konstruksi dan juga jasa manufaktur dan agrobisnis. 


Tomps : Menjawab Kebutuhan Aplikasi Manajemen Proyek di Era Digital


Di jaman yang mayoritas kegiatannya dikomputerisasi, kini hampir sebagian aspek kehidupan mengalami transisi yang masiv. Baik sektor ekonomi hingga konstruksi, rasanya telah memasukkan unsur digital dalam kegiatan mereka. Karena tidak bisa dipungkiri juga, jika digitalisasi membuat kegiatan manusia lebih mudah dan efisien, kan?

Kebayang nggak, sih, bagaimana kacaunya pelayanan rumah sakit kalau nggak ada Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) ini? Mulai dari rekam medis hingga ketersediaan obat di gudang, bisa diakses dalam waktu yang relatif singkat. Ini, salah satu bukti jika kita membutuhkan keberadaan aplikasi atau software yang memang memadai dan support segala kebutuhan.

Tentu saja hal ini sama di dunia konstruksi. Banyak hal yang harus segera diselesaikan, baik itu pemetaan ataupun permintaan integrasi tertentu pada struktur bangunan. Hal ini, harus segera diketahui oleh pihak yang bersangkutan (para pihak yang bersepakat). Butuh berapa lama untuk mengubah data dari spreadsheet menjadi progres report dalam presentasi?

Saat ini, ada banyak sekali aplikasi manajemen proyek yang bisa teman-teman dapatkan. Namun sebelum menggunakannya untuk menyelesaikan pekerjaan, pastikan dulu apakah aplikasi tersebut memang bisa menyelesaikan pekerjaan ”secara profesional” atau sifatnya hanya berupa penyimpan laporan saja? Hayoo!

Nah, di sinilah kita harus berani mencoba. Menyeleksi aplikasi seperti ini juga tidak mudah, karena mengingat manajemen proyek sendiri adalah suatu yang rumit dan banyak detail yang harus diselesaikan.

Kenalan yuk, sama aplikasi manajemen proyek Tomps. Ini adalah salah satu aplikasi manajemen proyek yang bisa teman-teman gunakan. Tomps sendiri hadir dengan basis aplikasi web dan mobile, jadi gampang banget untuk aksesnya. Tidak perlu melulu harus harus buka laptop dulu, kan? Meeting dadakan? Oke aja, karena datanya bisa diperbarui di manapun.

Untuk lebih jelasnya, kita kenalan lebih dekat yuk sama Tomps!

Cari Aplikasi yang Efisien?

Nah, untuk teman-temen yang emang udah terjun ke dunia konstruksi, pasti merasakan gimana pentingnya update stok bahan material. Ambillah contoh suatu perusahaan mebel yang menggunakan kayu sebagai bahan utamanya.

Karenanya, pihak manajemen material akan mencari bahan baku terbaik dan memperbarui ketersediaan bahan ini secara berkala. Begitu juga dengan sebuah proyek konstruksi.

Tidak bisa dipungkiri sih, mengelola proyek bukanlah suatu yang mudah. Sebab ada banyak hal yang terus saja berkembang dan harus segera diselesaikan. Jika ada hal yang di luar kendali, biasanya yang paling merasakan adalah manajer proyek dan pemilik. Kenapa? Karena nggak jarang, masalah ini kayak domino, yang mengakibatkan kekacauan beruntun. Akibatnya, banyak data yang harus divalidasi demi progres yang menjanjikan dan menguntungkan berbagai pihak.

Dengan berbagai kemungkinan bisa saja terjadi dalam proses pembangunan, maka kita juga meminimalkan risiko. Salah satunya dengan menggunakan aplikasi sebagai media penyajian laporan. Ada banyak data yang bisa kita input dan kontrol, tanpa menggunakan banyak kertas!

Penggunaan aplikasi yang demikian ini, juga memudahkan kita untuk melakukan evaluasi dengan pelaksana proyek. Yes, karena data disajikan secara lengkap dan runtut! Menggunakan spreadsheet mungkin terlihat sangat lengkap, tapi apakah itu masih efisien?

Bagimana Memulainya?

Untuk melihat sejauh mana aplikasi ini efisien dan efektif, coba kita telusuri gimana caranya Tomps mengelola sebuah proyek, ya.

Entry Project Data

Di tahap pertama ini, kita akan diminta untuk memasukkan dasar untuk urusan proyek. Misalnya, pembagian kerja, jadwal-jadwal penting, skema pengajuan persetujuan, hak akses data dan masih banyak lagi. Menyelesaikan dan mengatur hal-hal di tahap awal ini adalah langkah awal untuk menyelesaikan dan mengelola proyek dengan lebih mudah.

Update Status and Evidence

Nah, ini di tahap kedua ini, kita sudah bisa melakukan kontrol dan input data sesuai dengan tugas masing-masing. Salah satunya adalah melaporkan progres proyek dengan melampirkan bukti dari lapangan secara real time dan transparan. Jangan lupa untuk selalu mengecek jadwal kita, ya.

Review and Report

Ini, sih, puncak dari semua fitur yang bisa rasakan setelah menggunakan Tomps. Mengusung konsep smart project management system, semua model pelaporan kepada stakeholder dilakukan oleh sistem secara transparan sesuai dengan keadaan di lapangan.


Apa Sih, Pentingnya Aplikasi Manajemen Proyek?

Kalau ditanya, penting nggak sih pakai aplikasi manajemen proyek kayak gini? Tentu saja penting, ya. Seperti yang disampaikan tadi, pada intinya adalah untuk memudahkan pekerjaan kita sebagai manusia. Ya nggak?

Lily Puspa Palupi, seorang psikolog Sub Bagian Instalasi Rehabilitasi Medik RSUP Sanglah Denpasar, mengatakan bahwa tren pekerja yang mengalami stress terus mengalami peningkatan. Masih disampaikan oleh beliau, hal-hal yang menjadi pemicu munculnya stress ini antara lain : beban pekerjaan yang terlalu berat, relasi yang negatif, pembagian waktu yang tidak seimbang dan masih banyak lagi.

Jadi, isu ini memang bukan hal baru lagi ya. Keberadaan tools atau aplikasi manajemen proyek seperti Tomps ini, memang sangat membantu kita. Kebayang nggak sih, berapa lama kita harus duduk nyusun laporan keuangan? Belum lagi komunikasi yang sering berujung salah paham, karena pembagian tugas yang nggak jelas?

Sudah saatnya, kita beralih ke aplikasi manajemen proyek Tomps, demi mental yang lebih sehat! Untuk lebih jelasnya, kita cek bagan di bawah ini ya :)

Keunggulan Tomps

Securing Capex

CAPEX atau Capital Expenditure sendiri merupakan anggaran dana pembelanjaan. Nah, dengan menggunakan Tomps, semua report pengeluaran bisa terpantau secara transparan. Jadi, rasanya untuk menghemat anggaran belanja bukan suatu yang mustahil, sih.

On Cloud and on Premise

Bekerja di dunia era digital, itu artinya kita siap bekerja dengan menggunakan seminimal mungkin kertas-kertas! Bahkan penggunaan media lain seperti spreadsheet juga memiliki keterbatasan. Info nih bun, sistem on premise ini juga berkaitan sama capex, loh. Yes, karena perusahaan yang menyediakan teknologi ini.

Customization By Operating Model

Mengingat Tomps adalah aplikasi yang user friendly, kita bisa kok mengubah nama-nama progres perkembangan proyek sesuai kehendak hati (jika itu dirasa memudahkan kita).

Opportunity Loss and Profit

Dengan dukungan smart features, salah satu manfaat penggunaan Tomps adalah meminimalkan peluang kerugian. Karena justru membantu kita menaikkan profit dan produktivitas.


Fitur Aplikasi Manajemen Proyek Tomps : Yakin Masih Pakai Print Out?

Dashboard

Kita masuk ke dalam rumah Tomps sekarang. Di dashboard sendiri, ada pilihan finance (anggaran biaya proyek), project, user online hingga BAST (Berita Acara Serah Terima). Semua data yang kita input, disajikan dalam bentuk kurva dan chart. Simple, kan?

Project

Untuk bagian ini, pengguna akan diberikan report progres proyek. Selain itu, kita juga bisa kok mengatur hal-hal kecil bersama pelaksana proyek. Untuk tenggang waktu pengerjaan proyek, bisa kita cek di bagian ini, ya. Gampang, kan, kalau semua pekerjaan bisa dimonitor secara online?

Report

Ini adalah laporan progres dari semua proyek kita. Semua ditampilkan secara real time ya, baik itu penangan masalah atau bahkan perkembangan risiko. Status proyek ini juga menampilkan detail dari pusat hingga ujung proyek sendiri.

Project Cost

Nggak sedikit kasus over budget ini karena data yang disajikan tidak akurat, terlebih jika menggunakan spreadsheet atau kertas. Dengan menggunakan tools ini, kita bisa memastikan anggaran biaya tetap sesuai rencana. Meskipun faktor seperti keadaan ekonomi nasional bahkan peralatan kerja bisa saja mengganggu, tapi kita bisa memantaunya karena datanya transparan dan tentu saja real time.


Yakin, Pekerja Proyek Butuh Aplikasi?

Untuk orang-orang yang biasa memakai aplikasi, pasti tau kan, kalau harga satu aplikasi yang “detail” itu nggak murah? Yes, karena hal ini juga, nggak sedikit dari jajaran perusahaan pada akhirnya memilih untuk tetap bekerja secara manual :(

Buang jauh-jauh stigma “Aplikasi manajemen proyek buang-buang anggaran” - Tomps Official
Padahal, kalau dilihat dari manfaat yang kita dapatkan, rasanya harga ini cukup murah, kok. Mengingat aplikasi ini bisa kita gunakan dalam jangka waktu yang relatif panjang juga. Tapi ya kembali lagi, bagaimana kebijakan tiap perusahaan.

Penggunaan media report seperti spreadsheet masih banyak digandrungi. Alasannya ya karena biaya lebih murah dan dianggap efisien. Padahal kalau bisa dikalkulasi, penggunaan bahan cetak seperti ini justru menambah biaya proyek, kan? Belum lagi jika banyak pekerja yang melakukannya, tentu saja menambah anggaran biaya juga.

Sedangkan jika menggunakan aplikasi, kita nggak butuh banyak print out. Data yang kita input juga bisa diakses secara langsung, nggak perlu nunggu beberapa jam atau bahkan beberapa hari. Coba dipertimbangkan, mana yang lebih efisien bun hahahaha.

“Aplikasi Tomps sangat mudah digunakan, membantu saya dalam melakukan report pekerjaan di mana saja dan kapan saja. Sebelum memakai Tomps, laporan kita itu manual, kadang tercecer di mana-mana, setelah memakai Tomps dengan data digital lebih gampang untuk dilaporkan. Juga tersimpan otomatis dan dapat diunduh kembali” - Mukaddim, Unit Project Manager PT. Telkom Akses Samarinda

Tidak Produktif = Buang Tenaga, Buang Waktu?

Apa yang bisa Tomps lakukan buat kita? Banyak bun (hahaha). Ibarat kata, aplikasi ini tuh kayak sekretaris pribadi yang eksklusif banget lah.

Sampai saat ini, rasanya penggunaan spreadsheet ini masih cukup banyak dipakai. Tapi, tau nggak, sih, kalau hal ini ternyata juga menghambat produktivitas kita? Untuk sektor yang kompleks seperti manajemen proyek, kita butuh tools yang lebih bisa mengatur “diri kita” secara terstruktur. 

Hal-hal seperti penampakan peta geografis, haruslah disajikan dengan visualisasi yang baik. Kebayang nggak, sih, kita baca peta tapi dalam bentuk diagram? Belum lagi penggabungan data selama kurun waktu tertentu dari berbagai database, tentu saja kita butuh sebuah perangkat yang bisa menggabungkannya secara holistik tanpa berlama-lama menghubungkan setiap poin.

Dengan menggunakan aplikasi manajemen proyek ini, kita bisa mengontrol dan mengelola proyek dengan lebih efisien dan tentunya transparan.



Pada akhirnya, aku cuma mau bilang, kalau Tomps memang bukan satu-satunya aplikasi yang bisa kita gunakan. Tapi, dengan melihat segala smart featuresnya yang lengkap dan detail ini, masih ragu buat pakai?

Aplikasi manajemen proyek Tomps ini, bisa jadi salah satu sebab kita punya waktu yang berkualitas dan mental yang sehat karena pekerjaan bisa selesai tanpa beban stress berlebihan. Gimana nggak, butuh waktu lama untuk monitoring progres proyek di lapangan, bongkar pasangan laporan keuangan atau bahkan jadwal meeting yang unconditional.

Yuk, saatnya beralih menggunakan perangkat yang lebih meringankan kerja kita, menyehatkan jiwa dan raga dan tentu saja meningkatkan kualitas kerja.

Selamat bekerja dan semangat menghadapi kebiasaan baru :)


Nimas Achsani
Blogger, content writer dan penulis buku. Tertarik dengan dunia pernikahan, psikologi, pendidikan dan finansial. Menulis bukan sekadar merangaki kata, namun juga menciptakan kenangan dan menebar manfaat.

Related Posts

10 comments

  1. Alhamdulillah sudah lama resign...
    Sekarang butuhnya aplikasi biar anak daring ibu gak stress...hahahah

    ReplyDelete
  2. Apa khabar yang gaptek kayak aku nih... Jadi kayak pak Director itu deh, takut nyoba takut nggak bisa, takut error. 😄 Pak suami sampai gemes kalau lihat kerjaku. Meski hanya masukin data siswa dan nilai doang.

    ReplyDelete
  3. Ketemu akhirnya sama TOMP, tapi masih belum coba menelusuri

    ReplyDelete
  4. Dikira awalnya tomp ini kaya buat schedule to, ternyata lengkap banget ya aplikasi ini. Dulu pernah merasakan kerja di proyek, emang harus tertata banget waktu dan pekerjaannya di tengah dead line yang menggila

    ReplyDelete
  5. Aplikasi zaman sekarang canggih². Semoga adanya aplikasi Tomps bisa bener mengurangi tingkat stres para pekerja dan nggak jadi bagian pengalaman Mbak Nimas.

    ReplyDelete
  6. Menarik banget aplikasinya, jadi membantu dan mempermudah pekerjaan

    ReplyDelete
  7. Nyari data 3 tahun lalu manual?? Dduhh aku akan nangis darah kayaknya mbaa.
    Ku pasti tak sanggup..
    Alhamdulillah yaa, beruntunglah kita yg berada di zaman teknologi 4.0 ehh 5.0 yaa sekarang ini. Apalagi ada aplikasi TOMPS khusus gini. Makin terbantulah.

    ReplyDelete
  8. hmmm samgat menarik aplikasinya, mantabz lah

    ReplyDelete
  9. Masalah data ini emang bisa jadi bom waktu kalau ga segera diselesaikan. Di tempat kerjaku juga gitu mba. Udahada aplikasi, udah diupload juga tapi yang namanya print out tetep harus dikasih. Ini tu kayak "halo, trus gunanya aplikasi buat apa". Ga efisien jadinya. Kaloidah ada agenda ngumpul-ngumpulin bahan aku udah jadi senewen sendiri

    ReplyDelete
  10. Sekarang semuanya jadi lebih mudah ya, ada aja aplikasinya. Keren banget sih ini. Ngawasin proyek jadi gampang kalau gini.

    ReplyDelete

Post a Comment